協作工具 – 台中網路行銷｜啟創電商服務｜開啟新局共創未來-電商行銷整合服務

新冠疫情衝擊全球，「遠距工作」如何創造效率？(下)

cpswin編輯團隊 — Sun, 09 Aug 2020 15:18:34 +0000

組織面：如何制定遠距工作政策

應新冠肺炎（COVID-19）威脅，許多企業是首次嘗試讓員工遠距工作或在家上班。在缺乏遠距工作經驗的情形下，重新制定相應的政策與指導方針，使管理者及員工能適應這種全新的管理與工作方式，是企業首要思考的目標。遠距工作政策的制定應從「過程管理」改變成「結果管理」。也就是指管理者應要求員工達成工作目標，但員工要如何（how）以及何時（when）完成工作，則可以保留部分彈性。有調查指出，只要提供更多彈性，要求員工在期限內完成工作，員工的效率不減反增。在疫情快速變化的情況下，公司更要透過彈性的政策來因應。
此外，遠距工作政策還需考慮以下幾點：

決定適用標準與期限

企業應決定哪些員工適用於遠距工作政策，並且決定這些政策是否僅適用於防疫期間，並應保留隨時修改與終止遠距政策的權利。

「目標導向」的管理

評量遠距工作者的工作表現應以「工作結果」及「完成率」，而非以完成時間來衡量。

1.工作時間

遠距工作或在家上班可以選擇喜歡的工作時間，不用顧慮公司的休息或活動時間，工作不會因此被打斷，能擁有自己的工作步調及工作習慣，這點反而比進辦公室更有效率。因此，管理者要接受遠距工作的員工會有不同的工作時間、彈性與文化。

2.更明確的分工及決定專案負責人

管理者應確認工作團隊的目標，以及協作部門的目標是否一致，從企業、團隊到個人，每位員工都需要有明確的工作目標，並確保每個專案項目皆有負責人，以方便責任分擔與追蹤專案進度。

3.建立有效的會議與紀錄追蹤

管理者可指派一位會議主持人，負責安排及主持遠距會議、做好會議記錄以方便後續追蹤，並定期向上級主管回報進度

工時與加班的判定方式

遠距工作的工作時間與加班時間判定應在政策中明確規範，例如，遠距辦公或在家上班的工時記載或出勤紀錄以何種電腦軟體或通訊設備協助記載，以及員工在家或遠距辦公的申請加班應使用何種方式將時間回報給雇主，雇主則能根據回報時間給付加班費。

提供教育訓練

遠距工作可能會與不同國家的人共同合作，所以訓練員工各國文化差異、禮儀與溝通習慣變得非常重要。
此外，管理者應教育員工如何有效率的線上開會，例如，面對面開會能透過「非口語溝通（Non-verbal Communication）」來傳達跟理解與會者意思，但視訊會議則容易產生溝通障礙及失焦。

因此，為了提升線上開會的效率，管理者可以訓練員工：
1. 訂立清楚的會議目標
2. 開啟視訊鏡頭專注回應及避免分心
3. 定時停頓並下結論
透過完善的教育訓練，讓員工能在遠距工作中因應情況作出最適合的判斷，而不用等待管理者一步一步的指令才能進行工作。

提供設備與資源

企業應列出遠距工作所需的設備與資源，如筆電、平板、視訊設備及軟體、Wifi
網路等。企業也須提供技術支援給遠距工作的員工，以及制訂員工遇到技術問題時應採取的步驟。費用負擔部分則由企業和員工協調以決定適當方式，並於政策中明確規範及定義，讓管理者及員工皆有所依據。

※小結：
遠距工作政策的制定應從「過程管理」改變成「結果管理」，只要在工作中能提供更多彈性，要求員工在期限內完成工作，員工的效率不減反增。
若組織能在遠距工作政策中明確規範溝通方式與工具，並提供足夠的訓練與設備和資源，便能有效提高遠距工作的管理及效率。

這篇文章新冠疫情衝擊全球，「遠距工作」如何創造效率？(下) 最早出現於台中網路行銷｜啟創電商服務｜開啟新局共創未來-電商行銷整合服務。

新冠疫情衝擊全球，「遠距工作」如何創造效率？(上)

cpswin編輯團隊 — Thu, 06 Aug 2020 16:34:48 +0000

遠距工作的趨勢

「遠距工作（remotework）」在新冠肺炎（COVID-19）盛行後，再次成為熱門的話題，遠距工作逐漸從「選擇（optional）」，轉變成一種「常態（normal）」的工作形式。在台灣，有更多的企業為了因應疫情變化，開始鼓勵員工在家上班（workfrom home），並研究遠端共同協作的工具與方法。

員工面：在遠距工作中維持效率的 6 種方法

各國因應疫情的遠距工作者大幅增加，但許多人因為過去並沒有遠距工作的經驗，認為在家上班的效率不佳，或是一直被家人和突發事件干擾，無法專注於工作上，在遠距工作的高彈性下，更需要規劃好工作計畫與安排適當的休息時間，才能有效率地完成任務，發揮遠距工作的優勢。
本文提供了 6 種方法，讓遠距工作者能提升在家上班的效率：

方法一：保持原有的習慣

在家上班是否覺得很難專注？建議維持平常刷牙、更衣、吃早餐的習慣，藉由這些「儀式」來幫助自己進入工作狀態。接著為自己安排一個簡單、容易完成的任務，例如回覆一封e-mail，或是確認當日行程表，也可以幫助自己更快進入工作的狀態。

方法二：工作環境設計

遠距工作者可以設計一套在家上班的自我管理方式，以提升工作效率。例如，近日被國內外大肆宣傳的「台灣天才 IT 大臣」唐鳳，在媒體專訪中分享長期採用的「番茄工作法（pomodoro technique）」，就很適合作為在家上班的管理工具。透過番茄鐘（通常以25-30 分鐘為單位）限制自己完成一項任務的時間，當時間一到，選擇休息 5-15分鐘，再重新投入工作，或是直接繼續進行下一項任務。番茄工作法透過計時的壓力，就能意識到當下是工作時間還是休息時間，進而專注於眼前的任務。

方法四：定時回報工作進度與成果

《成功在家工作》（The Work-at-Home Success Bible）的作者 LeslieTruex指出，溝通和協調是遠距工作最大的挑戰，當管理者與員工無法聚集在同一個空間時，溝通會變得更加複雜與困難。因此，定時回報是遠距工作必然會有的制度，管理者可藉此掌握員工目前的工作進度，員工也能藉此督促自己「必須工作」。

透過定時回報除了確定自己在一段時間內必須有產出，員工還會盡可能快點完成工作，多餘的時間就能自由利用，效率反而更事半功倍。此外，管理者和員工間可事先約定回覆訊息的頻率。遠距工作時，能保留30 分鐘的訊息回覆時間做為合理的緩衝期，這為工作保留了適度的彈性，又不至於耽誤工作進度。

方法五：維持社交連結

遠距工作有時會導致長期缺乏社交，進而影響到心理的健康，精神病學家和災難心理健康專家約書亞．摩根斯坦（Joshua Morganstein）表示，對某些人來說，缺乏社交聯繫就像沒有進食一樣會對身心造成影響。即使是在家上班，建議仍可以透過通訊軟體維持與同事的互動，例如，固定舉辦「網路午餐聚會（cyberlunch）」，邀請同事們在家裡與網路的夥伴們共進午餐。即便沒有真的見面，還是能透過群組、視訊等分享近況、共享工作進度，保持彼此的連結並互相激勵在家工作的士氣。

方法六：使用共同協作工具

要有效率的在家上班，就要搭配相應的工具來協助提高生產力。以下列出了 5 個解決遠距共同協作時，可以利用的工具與方法：

- 使用雲端同步工具（例如：Google
  雲端硬碟），將辦公室和自家電腦的檔案狀態完全同步；或是專案團隊能藉由共同雲端硬碟、將檔案共用來同步分享需要的檔案。
- 利用 Google文件共同協作，讓多人一起編輯文件、試算表、簡報等，除了節省溝通時間外，還能彼此隨時追蹤任務的完成進度。
- 安排團隊的專案/任務進度遠距工作無法親自確認每位專案團隊成員的工作進度，所以懂得利用管理工具來分配、管理每個合作者的任務與進度就變得非常重要。要有效管理團隊工作流程，可透過如Google 日曆這樣的專案管理工具，來進行雲端共同協作，讓每位成員皆能溝通與確認彼此的任務進度。
- 遠距工作的溝通工具有時候遠距工作會需要直接進行語音溝通，或透過視訊來討論重要問題，甚至是進行正式會議，可以利用遠端視訊會議工具（例如：Skype、Webex、Zoom、TeamViewer、Line、Facebook Messenger）來執行團隊的溝通。除了視訊會議外，專案團隊還是需要一個隨時能討論問題、進行問答甚至閒聊的系統，透過即時溝通工具（例如：Line、Telegram）建立適合的群組，讓團隊打造多條溝通管道，滿足不同溝通需求，並且能將溝通資料保存起來。

※小結：透過環境設計與自我管理，並建立有效的共同協作方式及有效的進度追蹤工具，除了能幫助我們適應新的工作形式，更能有效提升遠距工作的效率。最後，推薦可使用微軟推出『Microsoft
Teams』作為遠距會議的工具。除了視訊軟體都有的基本功能外，Teams的版面設計非常直覺，還可以透過新增不同的「團隊」與子頻道，讓專案細分出許多工作項目；只要是上傳到 Teams或曾經開啟過的檔案，都會出現在「檔案」的介面，除了方便查找也可直接編輯，能夠大幅提升共同協作的效率。

這篇文章新冠疫情衝擊全球，「遠距工作」如何創造效率？(上) 最早出現於台中網路行銷｜啟創電商服務｜開啟新局共創未來-電商行銷整合服務。