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新冠疫情衝擊全球,「遠距工作」如何創造效率?(下)

新冠疫情衝擊全球,「遠距工作」如何創造效率?(下)

組織面:如何制定遠距工作政策

應新冠肺炎(COVID-19)威脅,許多企業是首次嘗試讓員工遠距工作或在家上班。在缺乏遠距工作經驗的情形下,重新制定相應的政策與指導方針,使管理者及員工能適應這種全新的管理與工作方式,是企業首要思考的目標。遠距工作政策的制定應從「過程管理」改變成「結果管理」。也就是指管理者應要求員工達成工作目標,但員工要如何(how)以及何時(when)完成工作,則可以保留部分彈性。有調查指出,只要提供更多彈性,要求員工在期限內完成工作,員工的效率不減反增。在疫情快速變化的情況下,公司更要透過彈性的政策來因應。
此外,遠距工作政策還需考慮以下幾點:

決定適用標準與期限

企業應決定哪些員工適用於遠距工作政策,並且決定這些政策是否僅適用於防疫期間,並應保留隨時修改與終止遠距政策的權利。

「目標導向」的管理

評量遠距工作者的工作表現應以「工作結果」及「完成率」,而非以完成時間來衡量。

1.工作時間

遠距工作或在家上班可以選擇喜歡的工作時間,不用顧慮公司的休息或活動時間,工作不會因此被打斷,能擁有自己的工作步調及工作習慣,這點反而比進辦公室更有效率。因此,管理者要接受遠距工作的員工會有不同的工作時間、彈性與文化。

2.更明確的分工及決定專案負責人

管理者應確認工作團隊的目標,以及協作部門的目標是否一致,從企業、團隊到個人,每位員工都需要有明確的工作目標,並確保每個專案項目皆有負責人,以方便責任分擔與追蹤專案進度。

3.建立有效的會議與紀錄追蹤

管理者可指派一位會議主持人,負責安排及主持遠距會議、做好會議記錄以方便後續追蹤,並定期向上級主管回報進度

工時與加班的判定方式

遠距工作的工作時間與加班時間判定應在政策中明確規範,例如,遠距辦公或在家上班的工時記載或出勤紀錄以何種電腦軟體或通訊設備協助記載,以及員工在家或遠距辦公的申請加班應使用何種方式將時間回報給雇主,雇主則能根據回報時間給付加班費。

提供教育訓練

遠距工作可能會與不同國家的人共同合作,所以訓練員工各國文化差異、禮儀與溝通習慣變得非常重要。
此外,管理者應教育員工如何有效率的線上開會,例如,面對面開會能透過「非口語溝通(Non-verbal Communication)」來傳達跟理解與會者意思,但視訊會議則容易產生溝通障礙及失焦。

因此,為了提升線上開會的效率,管理者可以訓練員工:
1. 訂立清楚的會議目標
2. 開啟視訊鏡頭專注回應及避免分心
3. 定時停頓並下結論
透過完善的教育訓練,讓員工能在遠距工作中因應情況作出最適合的判斷,而不用等待管理者一步一步的指令才能進行工作。

提供設備與資源

企業應列出遠距工作所需的設備與資源,如筆電、平板、視訊設備及軟體、Wifi
網路等。企業也須提供技術支援給遠距工作的員工,以及制訂員工遇到技術問題時應採取的步驟。費用負擔部分則由企業和員工協調以決定適當方式,並於政策中明確規範及定義,讓管理者及員工皆有所依據。

※小結:
遠距工作政策的制定應從「過程管理」改變成「結果管理」,只要在工作中能提供更多彈性,要求員工在期限內完成工作,員工的效率不減反增。
若組織能在遠距工作政策中明確規範溝通方式與工具,並提供足夠的訓練與設備和資源,便能有效提高遠距工作的管理及效率。

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