新冠疫情衝擊全球，「遠距工作」如何創造效率？(上)
遠距工作的趨勢
「遠距工作（remotework）」在新冠肺炎（COVID-19）盛行後，再次成為熱門的話題，遠距工作逐漸從「選擇（optional）」，轉變成一種「常態（normal）」的工作形式。在台灣，有更多的企業為了因應疫情變化，開始鼓勵員工在家上班（workfrom home），並研究遠端共同協作的工具與方法。
員工面：在遠距工作中維持效率的 6 種方法
各國因應疫情的遠距工作者大幅增加，但許多人因為過去並沒有遠距工作的經驗，認為在家上班的效率不佳，或是一直被家人和突發事件干擾，無法專注於工作上，在遠距工作的高彈性下，更需要規劃好工作計畫與安排適當的休息時間，才能有效率地完成任務，發揮遠距工作的優勢。
本文提供了 6 種方法，讓遠距工作者能提升在家上班的效率：
方法一：保持原有的習慣
在家上班是否覺得很難專注？建議維持平常刷牙、更衣、吃早餐的習慣，藉由這些「儀式」來幫助自己進入工作狀態。接著為自己安排一個簡單、容易完成的任務，例如回覆一封e-mail，或是確認當日行程表，也可以幫助自己更快進入工作的狀態。
方法二：工作環境設計
遠距工作者可以設計一套在家上班的自我管理方式，以提升工作效率。例如，近日被國內外大肆宣傳的「台灣天才 IT 大臣」唐鳳，在媒體專訪中分享長期採用的「番茄工作法（pomodoro technique）」，就很適合作為在家上班的管理工具。透過番茄鐘（通常以25-30 分鐘為單位）限制自己完成一項任務的時間，當時間一到，選擇休息 5-15分鐘，再重新投入工作，或是直接繼續進行下一項任務。番茄工作法透過計時的壓力，就能意識到當下是工作時間還是休息時間，進而專注於眼前的任務。
方法四：定時回報工作進度與成果
《成功在家工作》（The Work-at-Home Success Bible）的作者 LeslieTruex指出，溝通和協調是遠距工作最大的挑戰，當管理者與員工無法聚集在同一個空間時，溝通會變得更加複雜與困難。因此，定時回報是遠距工作必然會有的制度，管理者可藉此掌握員工目前的工作進度，員工也能藉此督促自己「必須工作」。
透過定時回報除了確定自己在一段時間內必須有產出，員工還會盡可能快點完成工作，多餘的時間就能自由利用，效率反而更事半功倍。此外，管理者和員工間可事先約定回覆訊息的頻率。遠距工作時，能保留30 分鐘的訊息回覆時間做為合理的緩衝期，這為工作保留了適度的彈性，又不至於耽誤工作進度。
方法五：維持社交連結
遠距工作有時會導致長期缺乏社交，進而影響到心理的健康，精神病學家和災難心理健康專家約書亞．摩根斯坦（Joshua Morganstein）表示，對某些人來說，缺乏社交聯繫就像沒有進食一樣會對身心造成影響。即使是在家上班，建議仍可以透過通訊軟體維持與同事的互動，例如，固定舉辦「網路午餐聚會（cyberlunch）」，邀請同事們在家裡與網路的夥伴們共進午餐。即便沒有真的見面，還是能透過群組、視訊等分享近況、共享工作進度，保持彼此的連結並互相激勵在家工作的士氣。
方法六：使用共同協作工具
要有效率的在家上班，就要搭配相應的工具來協助提高生產力。以下列出了 5 個解決遠距共同協作時，可以利用的工具與方法：
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- 使用雲端同步工具（例如：Google
雲端硬碟），將辦公室和自家電腦的檔案狀態完全同步；或是專案團隊能藉由共同雲端硬碟、將檔案共用來同步分享需要的檔案。 - 利用 Google文件共同協作，讓多人一起編輯文件、試算表、簡報等，除了節省溝通時間外，還能彼此隨時追蹤任務的完成進度。
- 安排團隊的專案/任務進度遠距工作無法親自確認每位專案團隊成員的工作進度，所以懂得利用管理工具來分配、管理每個合作者的任務與進度就變得非常重要。要有效管理團隊工作流程，可透過如Google 日曆這樣的專案管理工具，來進行雲端共同協作，讓每位成員皆能溝通與確認彼此的任務進度。
- 遠距工作的溝通工具有時候遠距工作會需要直接進行語音溝通，或透過視訊來討論重要問題，甚至是進行正式會議，可以利用遠端視訊會議工具（例如：Skype、Webex、Zoom、TeamViewer、Line、Facebook Messenger）來執行團隊的溝通。除了視訊會議外，專案團隊還是需要一個隨時能討論問題、進行問答甚至閒聊的系統，透過即時溝通工具（例如：Line、Telegram）建立適合的群組，讓團隊打造多條溝通管道，滿足不同溝通需求，並且能將溝通資料保存起來。
- 使用雲端同步工具（例如：Google
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※小結：透過環境設計與自我管理，並建立有效的共同協作方式及有效的進度追蹤工具，除了能幫助我們適應新的工作形式，更能有效提升遠距工作的效率。最後，推薦可使用微軟推出『Microsoft |