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新冠疫情衝擊全球,「遠距工作」如何創造效率?(上)

新冠疫情衝擊全球,「遠距工作」如何創造效率?(上)

遠距工作的趨勢

「遠距工作(remotework)」在新冠肺炎(COVID-19)盛行後,再次成為熱門的話題,遠距工作逐漸從「選擇(optional)」,轉變成一種「常態(normal)」的工作形式。在台灣,有更多的企業為了因應疫情變化,開始鼓勵員工在家上班(workfrom home),並研究遠端共同協作的工具與方法。

員工面:在遠距工作中維持效率的 6 種方法

各國因應疫情的遠距工作者大幅增加,但許多人因為過去並沒有遠距工作的經驗,認為在家上班的效率不佳,或是一直被家人和突發事件干擾,無法專注於工作上,在遠距工作的高彈性下,更需要規劃好工作計畫與安排適當的休息時間,才能有效率地完成任務,發揮遠距工作的優勢。
本文提供了 6 種方法,讓遠距工作者能提升在家上班的效率:

方法一:保持原有的習慣

在家上班是否覺得很難專注?建議維持平常刷牙、更衣、吃早餐的習慣,藉由這些「儀式」來幫助自己進入工作狀態。接著為自己安排一個簡單、容易完成的任務,例如回覆一封e-mail,或是確認當日行程表,也可以幫助自己更快進入工作的狀態。

方法二:工作環境設計

遠距工作者可以設計一套在家上班的自我管理方式,以提升工作效率。例如,近日被國內外大肆宣傳的「台灣天才 IT 大臣」唐鳳,在媒體專訪中分享長期採用的「番茄工作法(pomodoro technique)」,就很適合作為在家上班的管理工具。透過番茄鐘(通常以25-30 分鐘為單位)限制自己完成一項任務的時間,當時間一到,選擇休息 5-15分鐘,再重新投入工作,或是直接繼續進行下一項任務。番茄工作法透過計時的壓力,就能意識到當下是工作時間還是休息時間,進而專注於眼前的任務。

方法四:定時回報工作進度與成果

《成功在家工作》(The Work-at-Home Success Bible)的作者 LeslieTruex指出,溝通和協調是遠距工作最大的挑戰,當管理者與員工無法聚集在同一個空間時,溝通會變得更加複雜與困難。因此,定時回報是遠距工作必然會有的制度,管理者可藉此掌握員工目前的工作進度,員工也能藉此督促自己「必須工作」。

透過定時回報除了確定自己在一段時間內必須有產出,員工還會盡可能快點完成工作,多餘的時間就能自由利用,效率反而更事半功倍。此外,管理者和員工間可事先約定回覆訊息的頻率。遠距工作時,能保留30 分鐘的訊息回覆時間做為合理的緩衝期,這為工作保留了適度的彈性,又不至於耽誤工作進度。

方法五:維持社交連結

遠距工作有時會導致長期缺乏社交,進而影響到心理的健康,精神病學家和災難心理健康專家約書亞.摩根斯坦(Joshua Morganstein)表示,對某些人來說,缺乏社交聯繫就像沒有進食一樣會對身心造成影響。即使是在家上班,建議仍可以透過通訊軟體維持與同事的互動,例如,固定舉辦「網路午餐聚會(cyberlunch)」,邀請同事們在家裡與網路的夥伴們共進午餐。即便沒有真的見面,還是能透過群組、視訊等分享近況、共享工作進度,保持彼此的連結並互相激勵在家工作的士氣。

方法六:使用共同協作工具

要有效率的在家上班,就要搭配相應的工具來協助提高生產力。以下列出了 5 個解決遠距共同協作時,可以利用的工具與方法:

    • 使用雲端同步工具(例如:Google
      雲端硬碟),將辦公室和自家電腦的檔案狀態完全同步;或是專案團隊能藉由共同雲端硬碟、將檔案共用來同步分享需要的檔案。
    • 利用 Google文件共同協作,讓多人一起編輯文件、試算表、簡報等,除了節省溝通時間外,還能彼此隨時追蹤任務的完成進度。
    • 安排團隊的專案/任務進度遠距工作無法親自確認每位專案團隊成員的工作進度,所以懂得利用管理工具來分配、管理每個合作者的任務與進度就變得非常重要。要有效管理團隊工作流程,可透過如Google 日曆這樣的專案管理工具,來進行雲端共同協作,讓每位成員皆能溝通與確認彼此的任務進度。
    • 遠距工作的溝通工具有時候遠距工作會需要直接進行語音溝通,或透過視訊來討論重要問題,甚至是進行正式會議,可以利用遠端視訊會議工具(例如:Skype、Webex、Zoom、TeamViewer、Line、Facebook Messenger)來執行團隊的溝通。除了視訊會議外,專案團隊還是需要一個隨時能討論問題、進行問答甚至閒聊的系統,透過即時溝通工具(例如:Line、Telegram)建立適合的群組,讓團隊打造多條溝通管道,滿足不同溝通需求,並且能將溝通資料保存起來。

 

※小結:透過環境設計與自我管理,並建立有效的共同協作方式及有效的進度追蹤工具,除了能幫助我們適應新的工作形式,更能有效提升遠距工作的效率。最後,推薦可使用微軟推出『Microsoft
Teams』作為遠距會議的工具。除了視訊軟體都有的基本功能外,Teams的版面設計非常直覺,還可以透過新增不同的「團隊」與子頻道,讓專案細分出許多工作項目;只要是上傳到 Teams或曾經開啟過的檔案,都會出現在「檔案」的介面,除了方便查找也可直接編輯,能夠大幅提升共同協作的效率。

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